Como a Gestão de Projetos Pode Melhorar sua Experiência como Cliente?

Nos dias de hoje, é bastante comum termos dores de cabeça quando o

assunto é execução de projetos, não é mesmo? Principalmente com tópicos como “projetos atrasados” e “serviços que acabaram custando mais do que deveriam”. De fato, esses são dois dos principais problemas no contexto atual, pois, segundo o PMI (Project Management Institute), apenas 64% dos projetos podem ser considerados de sucesso e 11% do valor de investimento em projetos é desperdiçado pelas organizações:

PROJETOS: TEMPO X CUSTO

Segundo o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), um projeto é definido por um esforço temporário, no sentido de ter um início e fim determinado, empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Por conta disso, o gerenciamento de projetos é dividido em 10 áreas, dentre as quais estão o gerenciamento de tempo do projeto e o gerenciamento dos custos do projeto.

Fonte imagem: Áreas de um projeto.

Como garantir a entrega de projetos sem atrasos?

Quando falamos em gerenciamento de tempo do projeto, estamos tentando dar uma resposta positiva à pergunta “será possível executar um projeto sem atrasos?”, ou seja, falamos sobre o planejamento de todas as atividades e processos, incluindo os seus prazos de entrega, que devem ser realizados ao longo do projeto, desde o seu início até a entrega final do mesmo, de forma que ele seja finalizado no prazo estimado. Fonte: UVAGP

Para isso, alguns processos podem ser utilizados para tentar alcançar o planejado, como os processos indicados pela quinta edição do PMBOK:

Planejar o gerenciamento do cronograma – O processo de estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto;
Definir as atividades – O processo de identificação e documentação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto;
Sequenciar as atividades – O processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto;
Estimar os recursos das atividades – O processo de estimativa dos tipos e quantidades de material, recursos humanos, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade;
Estimar a duração das atividades – O processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades específicas com os recursos estimados;
Desenvolver o cronograma – O processo de análise das sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando criar o modelo do cronograma do projeto;
Controlar o cronograma – O processo de monitoramento do andamento das atividades do projeto para atualização no seu progresso e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do cronograma para realizar o planejado

Com esses processos, por eles exigirem disciplina e um controle rigoroso, se torna possível corrigir em tempo hábil os possíveis problemas com prazos, evitando problemas graves (ou até irreversíveis) ao longo da execução do projeto, como mudança de orçamento e atraso da entrega do produto final. Em outras palavras, a gestão de tempo é algo imprescindível no dia a dia de um projeto.

Dicas para não sair no prejuízo!

Quando falamos em gerenciamento de custos em um projeto, estamos falando simplesmente de uma das áreas mais importantes no que tange ao planejamento de um projeto, pois o custo é um dos três elementos de restrições do projeto: escopo, prazo e custo. Quando feito corretamente, são incontáveis os benefícios que ele traz ao projeto, incluindo a geração de resultados positivos e facilitação nas tomadas de decisão. Fonte: Comunidade ADM

Para que isso seja alcançado, devemos fazer uma análise cuidadosa e cautelosa de todos custos, levantando possíveis entradas e saídas, custos diretos e indiretos, além de classificá-los.

Para isso, alguns processos podem ser utilizados para tentar alcançar o planejado, e assim como os processos indicados pela quinta edição do PMBOK para o gerenciamento de tempo, temos também processos para o gerenciamento de custos:

Planejar o gerenciamento de custos: é o processo de estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, gestão, despesas e controle dos custos do projeto;
Estimar os custos: é o processo de desenvolvimento de uma estimativa de custos dos recursos monetários necessários para terminar as atividades do projeto;
Determinar o orçamento: é o processo de agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos autorizada;
Controlar os custos: é o processo de monitoramento do andamento do projeto para atualização no seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base de custos.

Assim como no gerenciamento de tempo, por esses processos exigirem disciplina e um controle rigoroso, se torna possível ter um controle dos custos do projeto, o que nos permite corrigir em tempo hábil os possíveis problemas com eles, evitando problemas graves (ou até irreversíveis) ao longo da execução do projeto. Em outras palavras, o gerenciamento de custos é algo importantíssimo no dia a dia de um projeto, beneficiando ambas as partes: o cliente e o escritório de projetos.

OPINIÃO PROFISSIONAL

Para uma melhor visão sobre o assunto, entramos em contato com uma profissional da área para responder a pergunta “Como o gerenciamento de projetos (GP) pode melhorar a experiência do cliente?”. Entramos em contato com Lorena Oliveira, Gerente de Qualidade da TPF Engenharia e voluntária no PMI-PE, a qual nos disse:

“

O gerenciamento traz técnicas e ferramentas apropriadas das 10 áreas de conhecimento que englobam tempo e custo. Então, com a utilização dos princípios de GP, vai melhorar a experiência do cliente num projeto porque ele vai ter um controle maior de prazo e custo a partir das ferramentas e técnicas que podem ser empregadas. Então vai ter a análise de custo, de despesa, de receita, do prazo por etapa de entrega, causando um maior controle por parte do cliente com relação às entregas do projeto e às etapas para gerar a entrega do projeto. – Lorena Oliveira (Gerente de Qualidade da TPF Engenharia e voluntária no PMI-PE)

”

Além disso, foi comentado também sobre como a utilização dessas técnicas influi na segurança no projeto, o que passa mais confiança, por conta da utilização de técnicas e sistemas mundialmente conhecidos, ou seja, não se faz o controle de uma maneira qualquer, mas sim de uma maneira a garantir essa segurança ao cliente.

CONCLUSÃO

Dito isso, podemos perceber a grande importância do gerenciamento de projetos para a experiência do cliente, pois ele tem relação direta com a garantia de obtenção das metas e, consequentemente, com a satisfação do cliente em um projeto.

Por conta disso, a Prisma conta com um setor totalmente voltado para o gerenciamento de projetos, tendo como objetivo garantir uma melhor experiência do cliente durante e após um projeto, propiciando: